انطلاقًا من حرص جامعة الجوف على تحقيق التميز في إدارة وتوثيق المعلومات، وتعزيز الحوكمة الشاملة في الجامعة، وإيماناً بأهمية الوثائق والمحفوظات في توثيق الأعمال الأكاديمية والإدارية وحفظ التاريخ المؤسسي، حيث تُمثل الوثائق والمحفوظات مرجعاً مهمًا يحفظ حقوق الأجيال ويُسهم في اتخاذ القرارات المستنيرة.
وبحضور سعادة رئيس جامعة الجوف، أ.د. محمد بن عبد الله الشايع، والدكتور فيصل بن عبد العزيز التميمي، المدير العام للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وقعت جامعة الجوف ممثلة بمركز الوثائق والمحفوظات والمركز الوطني الوثائق والمحفوظات محضر لائحة الوثائق والمحفوظات التخصصية وقوائمها الخاصة بجامعة الجوف والتي تهدف إلى تحديد العمر الزمني للوثائق والمحفوظات التخصصية في جامعة الجوف وذلك بإعداد قوائم مدد الحفظ ومكانه وبدايته والمدة التي تكون فيها الوثيقة نشطة أو غير نشطة.
وتأتي هذه اللائحة التي وقعها مدير مركز الوثائق والمحفوظات أ. فارس بن جابر السلمي مع ممثل المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، أ. إبراهيم بن عبد الله الشدي إلى جانب لائحتي الوثائق الإدارية والوثائق المالية تمهيدًا لإصدار اللائحة الخاصة بالجامعة واعتمادها من هيئة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
وفي إطار تعزيز أوجه التعاون المشترك والتكامل المؤسسي، عقد سعادة رئيس الجامعة، أ.د. محمد بن عبد الله الشايع، اجتماعًا مع سعادة الدكتور فيصل بن عبد العزيز التميمي، المدير العام للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، بهدف مناقشة أوجه التكامل والتعاون بين الجامعة والمركز في التطبيق الأمثل لأنظمة ولوائح الوثائق والمحفوظات.
ونوه سعادة رئيس الجامعة الى حرص الجامعة نحو السعي إلى رفع الوعي الوثائقي المجتمعي حول أمن الوثائق والمحفوظات وأهميتها وطرق تصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها وفقا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.
كما نوه سعادة مدير عام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بأهمية تعزيز الوعي الوثائقي لدى منسوبي الأجهزة الحكومية، واتخاذ كافة السبل المؤدّية إلى المحافظة على الوثائق الحكومية ومعلوماتها، لا سيما السرية منها، وتعزيز أمنها بما يعزّز الأمن الوطني للمملكة.
وأكد الجانبان على أهمية تعزيز ثقافة الوثائق والمحفوظات كجزء أساسي من عملية التطوير المؤسسي، وتوفير أعلى معايير الدقة في حفظ المعلومات، بما يضمن استدامة النظام الوثائقي الذي يسهم في تعزيز الابتكار والتنمية المستدامة.