يُعد الدليل الإجرائي مرجعًا تنظيميًا يوضح الإجراءات والخطوات التنفيذية المعتمدة لأداء الأعمال والمهام داخل الجهة، ويهدف إلى توحيد الممارسات، وتنظيم سير العمل، وتحديد المسؤوليات والصلاحيات، بما يضمن وضوح الإجراءات وسلامة التطبيق. كما يسهم الدليل الإجرائي في تعزيز الحوكمة المؤسسية، ورفع كفاءة الأداء، وتحقيق الامتثال للأنظمة واللوائح والتعليمات ذات العلاقة.
أهمية الدليل الإجرائي
1. تعزيز جودة الأداء والشفافية
• يوضّح الإجراءات والسياسات بشكل واضح ومحدد، مما يرفع من مستوى الأداء المؤسسي.
• يسهم في تحديد المسؤوليات والمساءلة ويعزز الثقة بين الإدارات المختلفة.
2. رفع كفاءة الأداء المؤسسي
• يضمن الاستخدام الأمثل للموارد المالية والبشرية.
• يساعد على ضبط جودة الخدمات الأكاديمية والإدارية.
3. الحد من المخاطر والفساد الإداري
• وجود سياسات واضحة للتفويض والرقابة يقلل من فرص التجاوز أو التلاعب.
• يسهّل إدارة المخاطر بشكل استباقي ومنهجي.
4. تحقيق التوافق مع الأنظمة الوطنية
• يواكب متطلبات وزارة التعليم ومجلس شؤون الجامعات.
• يدعم تطبيق الأنظمة الوطنية مثل نظام الجامعات الجديد واللوائح التنظيمية.
5. دعم معايير الاعتماد المؤسسي
• يُعد وجود دليل إجرائي موثق شرطًا أساسيًا للاعتماد الأكاديمي الوطني والدولي.
• يساهم في توثيق العمليات وتوضيح الأدوار والمخرجات لكل إدارة.
6. تعزيز مشاركة أصحاب المصلحة
• يضمن إشراك الكليات والطلاب والمجتمع في صناعة القرار.
• يشجع على تأسيس مجالس استشارية ولجان متخصصة.
7. التوافق مع رؤية السعودية 2030
• يواكب التحول نحو الاستقلال المالي والإداري للجامعات.
• يعزز مفهوم الجامعات المنتجة والاستثمارية.
8. التطوير المستمر والتكيّف مع التغيير
• يرسخ نظامًا ديناميكيًا مرنًا يتيح مراجعة السياسات والإجراءات وتحديثها باستمرار.
• يضمن سرعة الاستجابة للمتغيرات الأكاديمية والتقنية.
أهداف الدليل الإجرائي
يهدف الدليل الإجرائي إلى تحقيق ما يلي:
1. توحيد الإجراءات وآليات العمل داخل الجهة، بما يضمن الاتساق والعدالة في التنفيذ.
2. توضيح الأدوار والمسؤوليات والصلاحيات، ومنع التداخل أو الازدواجية في المهام.
3. رفع كفاءة وفعالية الأداء المؤسسي، وتحسين جودة الخدمات المقدمة.
4. تعزيز مبادئ الحوكمة، والشفافية، والمساءلة، والامتثال التنظيمي.
5. دعم استمرارية الأعمال وتقليل المخاطر التشغيلية والإدارية.
6. تمكين الموظفين من أداء مهامهم بوضوح وثقة، وتسهيل التدريب ونقل المعرفة.
7. دعم اتخاذ القرار المستند إلى إجراءات واضحة ومعتمدة.
8. المساهمة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للجهة، والمواءمة مع التوجهات الوطنية ورؤية المملكة العربية السعودية 2030.
نظام إلكتروني مركزي يضم جميع الوثائق والمحفوظات الرسمية ذات العلاقة بالتشريعات والأنظمة واللوائح والقرارات الصادرة داخل الجهة الحكومية، سواء كانت قرارات وزارية أو تنظيمية أو إدارية.
يهدف النظام إلى تجميع وتنظيم وحفظ وإتاحة التشريعات بطريقة مؤتمتة تُمكّن جميع أصحاب المصلحة من الوصول السريع إلى المعلومة الدقيقة عند الحاجة إليها.
قاعدة بيانات التشريعات تُعدّ أداة تمكين أساسية للحوكمة، إذ تسهم في:
• رفع مستوى الشفافية والمساءلة.
• تعزيز الضبط المؤسسي والامتثال التنظيمي.
• دعم التقارير الرقابية والتدقيق الداخلي.
• تحقيق متطلبات الدليل الاسترشادي لحوكمة الجهات العامة الصادر عن مركز أداء وهيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية.
أهداف قاعدة البيانات
1. توحيد مصدر المعلومات التشريعية داخل الجهة لضمان الاتساق وعدم الازدواجية.
2. تسهيل الوصول إلى الوثائق القانونية والتنظيمية من قبل الموظفين وصناع القرار.
3. رفع كفاءة الحوكمة المؤسسية من خلال تمكين الإدارات المختلفة من الاستناد إلى التشريعات الصحيحة والمعتمدة.
4. تعزيز الشفافية والامتثال عبر إتاحة الأنظمة واللوائح لجميع أصحاب العلاقة.
5. دعم اتخاذ القرار من خلال توافر البيانات القانونية الدقيقة بشكل فوري.
الفوائد الرئيسة
1. سهولة الوصول والمشاركة: تمكين مختلف الإدارات وأصحاب المصلحة من الوصول للوثائق في أي وقت ومن أي مكان.
2. تقليل الاعتماد على الأرشيف الورقي وتوفير مساحات تخزين كبيرة.
3. حماية الوثائق من التلف أو الفقد عبر النسخ الاحتياطية الرقمية.
4. تسريع عمليات البحث والاسترجاع عبر الفهرسة الذكية.
5. تحسين جودة القرارات الإدارية بفضل توافر المراجع النظامية الموثوقة.
6. رفع كفاءة الامتثال الداخلي عند تنفيذ الإجراءات والسياسات.
7. سهولة التحديث المستمر لأي تشريع أو لائحة جديدة.
8. توثيق دورة حياة كل وثيقة من تاريخ اعتمادها وحتى تعديلها أو إلغائها.
آلية العمل المقترحة
1. جمع التشريعات من الإدارات والمصادر الرسمية.
2. مراجعة واعتماد الوثائق من الإدارة القانونية أو إدارة الحوكمة والمخاطر والالتزام.
3. تصنيفها وفهرستها وفق نوعها وتاريخها ومصدرها.
4. تحديث دوري لمتابعة أي تعديلات أو قرارات جديدة.