تمهيد:

تولي جامعة الجوف اهتماماً بالغاً بطلابها وتسعى لتحقيق سبل الرعاية والاهتمام وتقديم خدمة تعليمية متميزة وتتابع مدى تطور واندماج طلابها عبر حياتهم الجامعية لتحقيق خططهم الدراسية بكفاءة وفاعلية. من خلال تقديم مخرجات تعليمية ومهنية وبحثية ومجتمعية متميزة محلياً وإقليمياً، وفق أعلى معايير الجودة والتميز، لتلبية متطلبات سوق العمل، وتحقيق شراكات فاعلة، لخدمة المجتمع والمساهمة في التنمية الوطنية المستدامة وتهدف جامعة الجوف من خلال هذه السياسة إلى تبني إجراءات فاعلة وآمنة لإدارة سجلات الطلاب بالجامعة.

وقد أصبح اليوم من السهل على جميع الطلاب في جامعة الجوف الوصول إلى السجلات الخاصة بهم، من خلال البوابة الإلكترونية لجامعة الجوف حتى يتمكنوا من الاطلاع على مستوى التقدم الأكاديمي خلال الدراسة في الجامعة، وساهمت تلك البوابة الإلكترونية في توفير الكثير من الخدمات الإلكترونية للطلاب والطالبات بالجامعة.

السياسة:

تسعى جامعة الجوف الى التيسير المستمر على طلبة الجامعة، وتوفير الوقت والجهد من خلال إطلاق البوابة الالكترونية؛ حيث يمكن للطلبة عن طريق هذه البوابة من الحصول على كافة الخدمات التي يكون الطالب بحاجة إليها بداية من قبوله بالجامعة إلى ما بعد التخرج. تلتزم الجامعة بمواكبة وتعزيز الأداء الرقمي في إدارة سجلات الطلبة، والرفع من جودة الخدمات المقدمة والعمل على استدامتها، وتحسين تجربة الطالب فيما يتعلق بالوصول الي سجلاته وضمان سريتها وامانها، وتسعي الجامعة لتقويم تلك تجربة عبر تنفيذ القياسات والمؤشرات والأدوات الداعمة لحوكمة وإدارة البيانات، وكذلك استخدام وإتاحة البيانات، وإصدار التقارير الدورية بغرض؛ قياس الأداء ومتابعة تحسينه بشكل مستمر، وتعمل الجامعة على تعزيز دور الطلبة وتحويلهم إلى شريك فاعل في تطوير وتحسين خدمات إدارة سجلاتهم.

تعمل الجامعة على خلق بيئة تعليمية ميسرة وآمنة للطلاب، فالجامعة تعمل على تطبيق سياسات واضحة ومحددة لإدارة سجلات الطلاب تحدد محتواها وآليات حمايتها وحفظها وسريتها والوصول إليها مع توفير نسخ احتياطي لها. ويحتوي سجل الطالب على ما يلي:

• أ‌- البيانات الشخصية: والتي تتضمن (الاسم، الجنس، الجنسية، الجوال، البريد الالكتروني، تاريخ ومكان الميلاد، العنوان، المعرفون، بيانات الثانوية العامة واختبارات قياس).
• ب‌- السجل الأكاديمي: وهو بيان تفصيلي؛ يتضمن جميع المقررات الدراسية التي درسها الطالب والتقديرات التي حصل عليها ويشمل المعدلين (الفصلي، التراكمي).
• ت‌- الجدول الدراسي: هي المقررات الدراسية المسجلة في الفصل الدراسي الحالي أو السنة الدراسية الحالية وتحتوي على نوع الشعبة الدراسية للمقرر ومواعيد الحضور للشعبة والقاعة الدراسية وعضو هيئة التدريس وفترة الاختبار النهائي.
• ث‌- سجل المكافآت: بيان تفصيلي بالمكافآت التي تم صرفها للطالب تتضمن المبلغ والشهر والسنة والسبب في حال عدم الاستحقاق.
• ج‌- سجل العقوبات: بيان تفصيلي بالمخالفات السلوكية التي حصل عليها الطالب خلال دراسته بالجامعة.
• ح‌- سجل الغياب: بيان بأوقات غياب الطالب عن المحاضرات المسجلة للمقررات حسب جدوله الدراسي تتضمن اليوم والتاريخ والمقرر المتغيب عنه.
• خ‌- تعاريف طلابية: هي خدمة تتيح للطلبة طباعة التعاريف والتقارير الخاصة بهم من خلال البوابة الالكترونية باللغة العربية والإنجليزية وهي؛ (نموذج تحويل إلى خارج الجامعة، بيان بآخر مكافأة، تعريف طالب منتظم، إفادة بالحالة الأكاديمية، نموذج اخلاء الطرف).
• د‌- وثيقة التخرج هي وثيقة رسمية معتمدة تمنح للطالب الخريج الذي أستكمل متطلبات التخرج للبرنامج الذي التحق به.

إجراءات تنفيذ السياسة:

يتم تنفيذ العديد من الإجراءات المشتركة ما بين عمادة القبول والتسجيل وعمادة التعليم الالكتروني والتحول الرقمي.

أولاً: الإجراءات على مستوى عمادة القبول والتسجيل:

1. توفير جميع الخدمات على البوابة الإلكترونية بحيث يستفيد منها الطلبة خلال فترة الدراسة إلى ما بعد التخرج.
2. ضمان سرية بيانات الطالب وعدم الوصول إليها أو الاطلاع عليها إلا من قبل الطالب أو من يفوضه بشكل رسمي.
3. منح الصلاحيات للكليات المعنية والإدارات المعنية بالاطلاع على البيانات الأكاديمية التي تخدم العلمية التعليمية.
4. إمكانية تعديل البيانات الشخصية للطالب بعد مراجعة عمادة القبول والتسجيل والتأكد من الاثباتات الرسمية.
5. التنسيق مع عمادة التعليم الالكتروني والتحول الرقمي فيما يخص تطبيق سياسات إدارة كلمات المرور والخصوصية وسرية المعلومات، والنسخ الاحتياطي...إلخ.

ثانياً: الإجراءات على مستوى عمادة التعليم الالكتروني والتحول الرقمي:

1. تدريب الموظفين

• تقديم برامج تدريبية منتظمة للموظفين حول أحدث التهديدات الأمنية وكيفية التعامل معها.
• نشر ثقافة الأمن السيبراني واهميته بين جميع الموظفين.

2. إدارة الوصول

• منح الموظفين فقط الصلاحيات اللازمة لأداء مهامهم (مبدأ الامتياز الأقل).
• استخدام طرق تحقق متعددة للتأكد من هوية المستخدمين.
• الاحتفاظ بسجلات مفصلة لجميع عمليات الوصول إلى البيانات.

3. تشفير البيانات

• تشفير جميع البيانات الحساسة سواء كانت مخزنة أو قيد النقل.
• استخدام بروتوكولات تشفير قوية مثل TLS وSSL.

4. نظام النسخ الاحتياطي

• إجراء نسخ احتياطية منتظمة للبيانات وحفظها في موقع آمن.
• اختبار عملية استعادة البيانات من النسخ الاحتياطي بانتظام.

5. نظام جدران الحماية

• استخدام جدران حماية متعددة الطبقات لحماية الشبكات.
• تحديث قواعد الجدران الحماية بانتظام لمواكبة التهديدات الجديدة.

6. برامج مكافحة الفيروسات

• تثبيت برامج حماية قوية على جميع الأجهزة.
• تحديث برامج الحماية بانتظام.

7. المراجعة الدورية

• إجراء تقييم دوري لأداء نظام الأمان.
• إجراء التعديلات اللازمة لتحسين النظام.

نموذج البيانات الوصفية

اعتماد صاحب الصلاحية ،،،

وكيل الجامعة للشؤون التعليمية

د. عـلاء بن صالـح العرجان