تمهيد: 

تولي جامعة الجوف اهتماماً بالغاً بطلابها وتسعى لتحقيق سبل الرعاية والاهتمام وتقديم خدمة تعليمية متميزة وتتابع مدى تطور واندماج طلابها عبر حياتهم الجامعية لتحقيق خططهم الدراسية بكفاءة وفاعلية.

يُعد استبقاء الطلاب مقياسًا مهمًا لنجاح الجامعة في مهمتها تجاه طلابها ومع ذلك تفشل الإحصائيات الأساسية في الكشف عن المعلومات ذات الصلة بالطلاب الذين توقفوا عن الدراسة أو تسربوا، ولا تعرف سبب عدم عودتهم بدقة. مما يعكس أهمية تبني إجراءات الاستبقاء والإكمال القائمة على الأدلة وتوفير وتحليل المعلومات والتغذية الراجعة. وعلى جانب آخر، فان الرغبة في تحسين استبقاء الطلاب، يٌحتم على الجامعة إنشاء استراتيجية أكثر دقة للتعامل مع هذا الملف. وبمعني آخر الإجابة على تساؤلين أساسيين بخصوص استبقاء الطلاب هما: لماذا يغادر الطلاب؟ ولماذا يبقى الطلاب؟ وعادة ما يتم التركيز على السؤال الأول، مما يلفت الانتباه إلى المتسربين، ودراسة أسباب تسربهم، في حين نادراً ما يتم تناول السؤال الأخير، الذي ينظر إلى استمرار الطلاب بالجامعة، ويؤكد على حرصها على الحفاظ عليهم، ومن الضروري التأكيد على التزام منهجية تُجيب على كلا السؤالين.

تهدف جامعة الجوف من خلال هذه السياسة إلى زيادة معدل الاستبقاء لطلبة السنة الأولى وضمان عدم تسربهم منها، وكذلك زيادة معدل الإكمال لباقي الطلاب في حدود زمن خطتهم الدراسية؛ وذلك بتحديد كيفية دعم الطلاب الذين يحتاجون إلى مساعدة لتحقيق النجاح أو الاستمرارية فيه، وكذلك ضمان مشاركة جميع القطاعات ذات العلاقة وتحديد مسؤولياتها ودورها بشكل دقيق كواحدة من أهم الممارسات الجيدة لرفع معدلات الإكمال واستبقاء الطلبة بالجامعة. 

السياسة: 

تسعى جامعة الجوف لتحقيق نسب مرتفعة في معدلات استبقاء الطلبة. وتدرك الجامعة أن استبقاء بالطلاب يبدأ بسياسات القبول وممارساته؛ التي تنعكس على نجاح الطالب واستمراره بالجامعة فيما بعد، لذا تقوم الجامعة بصقل سياسات القبول لتعزيز استبقاء الطلبة بشكل أفضل.

تعمل الجامعة على خلق بيئة تعليمية مميزة تساعد الطالب على التخرج خلال الفترة الزمنية المحددة، ويُعرف ذلك بالاستبقاء المؤسسي، وتهتم بالممارسات الجيدة التي تعمل على رفع معدلات استبقاء الطلبة، ومنها على سبيل المثال تسهيل الحضور بدوام كامل، برامج سنة أولي مشتركة في بعض التخصصات، أنشطة تساعد الطالب لتحديد أهداف رئيسية ومهنية بوضوح، وإتاحة المشاركة في الأنشطة الطلابية بالجامعة، وتوفير التخصص المناسب للطالب مما يساهم في تكوين صورة إيجابية تجاه الجامعة وأعضاء هيئة التدريس والبرنامج والمقررات الدراسية والحياة الأكاديمية.

تنتهج الجامعة استراتيجية شاملة لزيادة معدل إكمال طلابها، تتضمن الكثير من الأدوات كالمكافأة المالية للطلبة المنتظمين بنجاح، والتأكد من فهم الطلبة لخياراتهم الاكاديمية، والإرشاد الأكاديمي لتوجيه الطلبة نحو الالتزام بالخطط الدراسية، والتواصل مع الطلبة المؤهلين للتسجيل في الفصول الدراسية للتأكد من أنهم قد قاموا بذلك، ومساعدة الطلاب على تعزيز التقدم المستمر وتوجيههم للاندماج في الحياة الجامعية من بداية قبول الطلاب إلى مرحلة التخرج، وإيجاد الظروف المهيأة لنجاح جميع الطلاب، بدلاً من التركيز فقط على الطلاب "المعرضين للخطر" أكاديميًا، وذلك من خلال النظم الإدارية الجيدة، وتوفير الموارد اللازمة لنجاح تجربة التعليم والتعلم.

إجراءات تنفيذ السياسة: 

يتم تنفيذ العديد من الإجراءات حسب عدة مستويات على النحو التالي: 

أولاً: الإجراءات على مستوى وكالة الجامعة للشؤون التعليمية: 

• دراسة حالة معدلات الاستبقاء / الإكمال بمنظور شامل وفق المتغيرات والعوامل التالية: 
• المتغيرات الديموغرافية: وتشمل الظروف الأسرية كدعم وتعليم ودخل الوالدين، والنجاح الأكاديمي قبل الجامعة، ومنهج السنة الأولى المشتركة لبعض الكليات، والأصدقاء الملتحقين بالكلية. 
• العوامل التنظيمية: وتشمل سهولة القبول والتسجيل، والقواعد واللوائح، المكافأة المالية، وبرامج التوجيه والتهيئة، والمشاركة في صنع القرار من خلال العضوية في الأندية والمجالس الاستشارية الطلابية، ومعاملة الموظفين تجاه الطلاب، ومراعاة ظروف الطلاب ذوي الإعاقة، وتوفير الخدمات لهم مثل مواقف السيارات وعوامل السلامة بالحرم الجامعي والفروع. 
• العوامل الأكاديمية: وتشمل التخصص المناسب، والمقررات الدراسية، والتفاعل الإيجابي لأعضاء هيئة التدريس (في قاعات التدريس وخارجه)، وتقديم المشورة الأكاديمية، والتغيب، وبرامج المهارات العامة (على سبيل المثال، المهارات الحياتية، ومهارات الدراسة الاساسية)، وخدمات الحرم الجامعي (على سبيل المثال، الحواسب الآلية والمكتبة، الصالات الرياضية، خدمات النقل)، وتفاعل الطلاب مع أعضاء هيئة التدريس. 
• عوامل اجتماعية: من بين العوامل الاجتماعية التي تؤثر على الاستبقاء وجود الأصدقاء المقربين في الحرم الجامعي، وثقافة الأقران، والاتصال غير الرسمي بأعضاء هيئة التدريس مما يدعم وجود بيئة إيجابية متعددة الثقافات. 
• العوامل البيئية: وتشمل الدعم الأبوي المستمر، والفرص المحدودة للتحويل، والموارد المالية، وغيرها من المسؤوليات العائلية، والزواج، والعمل أثناء الدراسة. 
• تهيئة الطلاب الجدد للتعريف بالجامعة والبرامج الأكاديمية ومتطلبات الاستمرار في الدراسة. 
• استخدام النظام الأكاديمي لتتبع جميع سجلات الطلاب، تقدمهم الأكاديمي، ومدى استيفائهم لمتطلبات التخرج.
• ضمان توفير بيانات محدثة وآنية لوكالة الجامعة للشؤون التعليمية والكليات.
• إصدار تقارير دورية عن التقدم الأكاديمي:
• إعداد تقارير سنوية أو فصلية تلخص تقدم الطلاب على مستوى البرامج والمؤسسة.
• تضمين بيانات عن الطلاب المعرّضين للخطر، مثل:

-الطلاب ذوي المعدلات التراكمية المنخفضة.

-الطلاب الذين لم يحققوا متطلبات الساعات الدراسية.

-الطلاب المتكررة حالات رسوبهم.

• آلية للتحسين المستمر:
• تحليل الاتجاهات من بيانات الطلاب الفصلية لتحديد المشكلات النظامية التي تؤثر على تقدمهم.
• تنفيذ تحديثات منتظمة في ممارسات الإرشاد، المناهج الدراسية، والسياسات الأكاديمية بناءً على النتائج.
• توثيق جميع التحسينات ورفع تقارير دورية للأغراض المؤسسية والاعتماد الأكاديمي.
• التواصل مع الأطراف المعنية:
  • نشر بيانات مختصرة عن تقدم الطلاب ومبادرات التحسين للأطراف المعنية، بما في ذلك الطلاب وأعضاء هيئة التدريس، الموقع الإلكتروني، أو اللوحات الأكاديمية.
• التعاون مع الكليات:
  • مشاركة التقارير الدورية مع الكليات المعنية مع تسليط الضوء على النقاط التي تحتاج إلى تدخل.
  • عقد اجتماعات نصف فصلية بين وكالة الجامعة والكليات لمناقشة:
    • حالات الطلاب المتعثرين.
    • تقييم فعالية الإجراءات الداعمة.
    • اقتراح تعديلات على السياسات بناءً على المعطيات.

ثانياً: الإجراءات على مستوى عمادة القبول والتسجيل:

• توفير بيانات التواصل المباشر للإجابة عن التساؤلات المتعلقة بإجراءات القبول والتسجيل. 
• إعلان ضوابط القبول عبر الوسائل المتعددة كالأدلة التعريفية عن البرامج والتخصصات والمقررات الدراسية. 
• إتاحة البيانات الإحصائية عن الطلبة ومعدلاتهم التراكمية لكل برنامج وكلية بالمقر الرئيس وبالفروع وعلى مستوى الذكور والاناث. 
• إيجاد الحلول والمخارج النظامية لمعالجة موقف الطلبة المتعثرين.
• مراجعة دورية للسجلات الأكاديمية:
  • إجراء مراجعات فصلية لسجلات الطلاب الأكاديمية لتقييم مؤشرات الأداء، مثل:
    -المعدل التراكمي والمعدل الفصلي.
    -الساعات المكتسبة مقارنة بمتطلبات البرنامج.
    -حالات الإنذارات الأكاديمية أو التوقف.
  • التحقق من التزام الطلاب بخططهم الأكاديمية ورصد أي اختلالات للتعامل معها.
• التحقق من استيفاء متطلبات التخرج:
  • إنشاء قائمة مراجعة إلكترونية لكل طالب تشمل:
    -استكمال الساعات المعتمدة المطلوبة.
    -إنهاء المقررات الأساسية والاختيارية.
    -تقديم المشاريع النهائية أو الرسائل العلمية (إن وجدت).
    -استيفاء متطلبات التدريب العملي أو الامتياز.
  • مطابقة البيانات مع معايير التخرج المعتمدة في الكليات.
• التدقيق النهائي للتخرج:
  • اعتماد عملية مراجعة نهائية لمتطلبات التخرج تشمل:
    • تدقيق البيانات من قبل منسقي البرامج.
    • موافقة نهائية من عميد الكلية.
  • إصدار شهادات أهلية التخرج إلكترونيًا

ثالثاً: الإجراءات على مستوى إدارات ووحدات الإرشاد بالجامعة

1. تنفيذ استراتيجيات مختلفة لمواجهة التحديات المرتبطة بالفشل في الاستبقاء والتسرب من الدراسة أو انخفاض معدلات الإكمال.
2. توفير حلقات الإرشاد الجماعي كدعم إضافي للطلاب.
3. تقديم الدعم والاستشارات الأكاديمية والنفسية اللازمة للطلبة الجدد والمستمرين المحالين من قبل الكليات.
4. تأهيل أعضاء هيئة التدريس لاكتساب مهارات الإرشاد الأكاديمي المتميز، والعمل كمعلم جامعي تربوي، والتدريب على التعامل مع أنماط التعلم المختلفة للطلبة.

رابعاً: الإجراءات على مستوى وحدات الارشاد بالكليات: 

• تخصيص مرشد أكاديمي لكل طالب يقوم بتقديم الدعم الأكاديمي لهم، مع مراعاة النطاق الإرشادي.
• الرصد المبكر لحالات تسرب طلبة السنة الأولى.
• الرصد المبكر للطلبة المتعثرين وتصنيفهم، وتحديد أسباب تعثرهم، ورفع تقارير إحصائية عنهم لجهة الاختصاص. 
• مراجعة خطط التحسين على مستوى الأقسام العلمية لزيادة معدلات استبقاء الطلبة ومعدلات الإكمال وتذليل اية عقبات امام تنفيذها ودعمها فنياً.

خامساً: الإجراءات على مستوى البرنامج:

• تدريب أعضاء هيئة التدريس على مهارات الارشاد الأكاديمي، وكيفية تحديد ودعم الطلبة المتعثرين دراسياً وأين ومتى يتم تحويل الطلبة للحصول على الدعم الأكاديمي.
• إعداد تقارير شمولية لمتابعة الطلبة الجدد ورصد مدى تقدمهم أو تعثرهم دراسياً. 
• متابعة الطلبة الذين لم يحققوا الحد الأدنى للنجاح في التقييمات والاختبارات بصورة دورية (الاستفادة من التقويم التكويني) وإعداد مقترحات للحل والعمل عليها مع تحويل الطلبة للمساعدة من جهات الاختصاص إن لزم الأمر لتشخيص الحالة وتقديم المساعدة اللازمة.
• مناقشة الأسباب الأكاديمية وغير الأكاديمية للتعثر المرصودة من قبل المرشدين الأكاديميين في المجالس الرسمية واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.
• استطلاع أراء الطلبة في كل مقرر ومناقشة المقترحات والصعوبات التي تعترضهم والأسباب التي تعوق فرص نجاحهم للعمل على حلها مبكراً.
• دراسة أسباب تدني معدلات النجاح في المقررات الدراسية والعمل على علاجها.
• دعم ثقافة تفاعل الأقران بمشاركة طلبة من السنوات المتقدمة في التخصص لمساعدة طلبة السنة الأولى.
• التعامل مع حالات عدم الامتثال:
  • تشكيل لجنة داخل كل كلية لمعالجة حالات الطلاب غير الملتزمين بالمتطلبات الأكاديمية.
  • تقديم توصيات مخصصة مثل تمديد فترة الدراسة أو تقليل العبء الدراسي

سادساً: الإجراءات على مستوى عضو هيئة التدريس:  

• إعلان ساعات الإرشاد الأكاديمي مع بداية كل فصل دراسي من خلال القنوات الرسمية.
• الاهتمام بالتقويم التكويني (التغذية الراجعة) للطلبة عن الأعمال الفصلية، والاختبارات الدورية. 
• متابعة حضور الطلبة ورصد حالات الغياب المتكرر ورفع تقارير بها لاتخاذ اللازم. 
• تصنيف حالات التعثر لأسباب أكاديمية وغير أكاديمية واقتراح الحلول المناسبة ورفع تقارير بذلك لجهات الاختصاص. 
• تصعيد الحالات الطلابية التي تحتاج مزيد من الدعم الأكاديمي أو النفسي لجهات الاختصاص.

سابعاً: الإجراءات على مستوى عمادة شؤون الطلاب: 

• تخصيص ندوات لتثقيف الطلبة الجدد وزيادة وعيهم بالحياة الجامعية عبر إتاحة الأدلة التعريفية عن الأنشطة والخدمات الطلابية بالجامعة، وكذلك دعم المشاركة الطلابية في الأنشطة اللاصفية مثل الأندية الطلابية وأنشطتها.
• تكريم الطلاب المتفوقين.

نموذج البيانات الوصفية

اعتماد صاحب الصلاحية ،،،

وكيل الجامعة للشؤون التعليمية

د. علاء بن صالح العرجان