1. المبادئ الرئيسية لمشاركة البيانات
المبدأ الأول: تعزيز ثقافة المشاركة
على جميع الجهات الحكومية مشاركة البيانات الرئيسية التي تنتجها وذلك لتحقيق التكامل بين هذه الجهات للحصول على البيانات من مصادرها الصحيحة والحد من ازدواجيتها وتعارضها وتعدد مصادرها. وفي حال تم طلب البيانات من غير مصدرها الأساسي، فعلى الجهة – المطلوب منها مشاركة هذه البيانات – أخذ موافقة الجهة الرئيسة – مصدر البيانات – قبل مشاركتها مع الجهة الطالبة.
المبدأ الثاني: مشروعية الغرض
أن تُشارك البيانات لأغراض مشروعة مبنية على أساس نظامي أو احتياج عملي مسوغ يهدف إلى تحقيق مصلحة عامة دون إلحاق أي ضرر بالمصالح الوطنية، أو أنشطة الجهات، أو خصوصية الافراد، أو سلامة البيئة – ويُستثنى من ذلك البيانات والجهات المستثناة بأوامر سامية.
المبدأ الثالث: الوصول المصرّح به
أن يكون لدى جميع الأطراف المُشارِكة في مشاركة البيانات صلاحية الاطلاع على هذه البيانات والحصول عليها واستخدامها والتي قد تتطلب المسح الأمني حسب طبيعة وحساسية البيانات، بالإضافة إلى المعرفة، والمهارة، والأشخاص المؤهلين والمدربين بشكل صحيح للتعامل مع البيانات المشتركة.
المبدأ الرابع: الشفافية
يجب على جميع الأطراف المُشارِكة في عمليات مشاركة البيانات إتاحة جميع المعلومات الضرورية لتبادل البيانات بما في ذلك: البيانات المطلوبة، الغرض من جمعها، ووسائل نقلها، وطرق حفظها، والضوابط المستخدمة لحمايتها وآلية التخلص منها.
المبدأ الخامس: المسؤولية المشتركة
أن تكون جميع الأطراف المُشارِكة في مشاركة البيانات مسؤولة مسؤولية مشتركة عن قرارات مشاركة البيانات ومعالجتها وفقاً للأغراض المحددة، وضمان تطبيق الضوابط الأمنية المنصوص عليها في اتفاقية مشاركة البيانات، والأنظمة والتشريعات والسياسات ذات العلاقة.
المبدأ السادس: أمن البيانات
أن تقوم جميع الأطراف المُشارِكة في عملية مشاركة البيانات بتطبيق الضوابط الأمنية المناسبة لحماية البيانات ومشاركتها في بيئة آمنة وموثوقة وفقاً للأنظمة والتشريعات ذات العلاقة، ووفقاً لما يصدر من الهيئة الوطنية للأمن السيبراني.
المبدأ السابع: الاستخدام الأخلاقي
أن تقوم جميع الأطراف المُشارِكة في مشاركة البيانات بتطبيق الممارسات الأخلاقية أثناء عملية مشاركة البيانات لضمان استخدامها في إطار من العدالة والنزاهة والأمانة والاحترام، وعدم الاكتفاء بالالتزام بسياسات أمن المعلومات أو الالتزام بالمتطلبات التنظيمية والتشريعية ذات العلاقة فقط.
2. خطوات عملية مشاركة البيانات
١. يقوم مقدم الطلب - سواء كان جهة حكومية أو خاصة أو فردا- بإرسال طلب مشاركة بيانات إلى مكتب ادارة البيانات بجامعة الجوف، على أن يرسل الطلب عن طريق مكتب ادارة البيانات في الجهة مقدمة الطلب في حال كان مقدم الطلب جهة حكومية.
٢. يقوم مكتب ادارة البيانات بالجامعة بإحالة الطلب إلى ممثل بيانات الأعمال والذي بدوره يقوم بتوجيه هذا الطلب إلى أحد مختصي بيانات الأعمال لتقييم الطلب ومعالجته.
٣. يقوم مختص بيانات الأعمال بالتحقق من مستوى تصنيف البيانات المطلوبة:
أ. في حالة عدم تحديد مستوى التصنيف، يجب على مكتب ادارة البيانات تصنيف البيانات المطلوبة وفقا لسياسة تصنيف البيانات.
ب. في حالة تحديد مستوى التصنيف على أنه” عام“، يمكن لمختص بيانات الأعمال مشاركة البيانات المطلوبة دون تقييم الطلب وفقاً للمبادئ الرئيسية لمشاركة البيانات.
ج. في حالة تحديد مستوى التصنيف على أنه ”مقيد“ أو ”سري“ أو ”سري للغاية“، يتعين على مختص بيانات الأعمال تقييم الطلب وفقاً للمبادئ الرئيسية لمشاركة البيانات.
٤. يجب على مختص بيانات الأعمال في مكتب ادارة البيانات بالجامعة استكمال عملية المشاركة إذا تم استيفاء جميع مبادئ مشاركة البيانات بالكامل.
٥. لا يجوز لمختص بيانات الأعمال في مكتب ادارة البيانات بالجامعة الاستمرار في مشاركة البيانات في حالة عدم استيفاء مبدأ واحد أو أكثر من مبادئ مشاركة البيانات. كما يجب على مختص بيانات الأعمال أن يرد الطلب إلى مقدم الطلب مع الملاحظات وإتاحة الفرصة لتلبية جميع مبادئ مشاركة البيانات غير المتوافقة.
٦. عند استيفاء جميع مبادئ مشاركة البيانات، يقوم مختص بيانات الأعمال بالحصول على موافقة ممثل بيانات الأعمال على استكمال عملية مشاركة البيانات.
٧. يقوم مختص بيانات الأعمال في مكتب ادارة البيانات بالجامعة بتحديد الضوابط المناسبة لضمان الالتزام بمبادئ مشاركة البيانات وتحقيق الأهداف المحددة لكل منها، كما يجب أن يتم الاتفاق بين مختص بيانات الأعمال في الجامعة ومقدم الطلب والأطراف الأخرى المُشارِكة في عملية المشاركة على تطبيق هذه الضوابط.
٨. بعد الاتفاق على ضوابط مشاركة البيانات والالتزام بتطبيقها، ينبغي لمختص بيانات الأعمال توضيحها بالتفصيل في الاتفاقية ويجب على جميع الأطراف المشارِكة التوقيع على اتفاقية مشاركة البيانات.
٩. يمكن لمكتب ادارة البيانات بالجامعة مشاركة البيانات المطلوبة مع الجهة الطالبة بعد توقيع اتفاقية مشاركة البيانات.