1. نطاق تطبيق السياسة
تنطبق سياسة تصنيف البيانات على جميع البيانات التي تنتجها أو تتلقاها أو تتعامل معها الجامعة - سواءً أكانت أنتجت أم استخدمت قبل اعتماد هذه السياسة أم بعدها - وأيًا كان مصدرها أو طبيعتها، وتتعدد أشكال هذه البيانات والمعلومات، التي منها على سبيل المثال لا الحصر: السجلات الورقية، ووثائق الاجتماعات، ورسائل البريد الإلكتروني، والبيانات والمعلومات المخزنة على الكمبيوتر، أو أشرطة الصوت، والفيديو، والخرائط، والصور الفوتوغرافية، والمخطوطات، والوثائق المكتوبة بخط اليد، أو أي شكل آخر من أشكال المعلومات المسجلة بشكل إلكتروني وغير إلكتروني والقابلة للنشر.
2. المبادئ الرئيسية لتصنيف البيانات
تعتمد جامعة الجوف المبادئ التالية في تصنيف البيانات:
المبدأ الأول: الأصل في البيانات الإتاحة
الأصل في البيانات أن تكون متاحة (في المجال التنموي) مالم تقتض طبيعتها أو حساسيتها مستويات أعلى من التصنيف والحماية، والسرية للغاية (في المجال السياسي والأمني) مالم تقتض طبيعتها أو حساسيتها مستويات أدنى من التصنيف والحماية.
المبدأ الثاني: الضرورة والتناسب
يتم تصنيف البيانات إلى مستويات وفقًا لطبيعتها، ومستوى حساسيتها، ودرجة أثرها مع الأخذ بعين الاعتبار الموازنة بين قيمتها ودرجة سريتها.
المبدأ الثالث: التصنيف في الوقت المناسب
يتم تصنيف البيانات عند إنشائها أو حين تلقيها من جهات أخرى ويكون التصنيف خلال فترة زمنية محددة.
المبدأ الرابع: المستوى الأعلى من الحماية
يتم اعتماد المستوى الأعلى من التصنيف عندما يتضمن محتوى مجموعة متكاملة من البيانات مستويات تصنيف مختلفة.
المبدأ الخامس: فصل المهام
يتم الفصل بين مهام ومسؤوليات العاملين - فيما يتعلق بتصنيف البيانات أو الوصول إليها أو الإفصاح عنها أو استخدامها أو التعديل عليها أو إتلافها - بطريقة تحول دون تداخل الاختصاص وتتلافى تشتيت المسؤولية.
المبدأ السادس: الحاجة إلى المعرفة
يتم تقييد الوصول إلى البيانات واستخدامها على أساس الاحتياج الفعلي للمعرفة، ولأقل عدد ممكن من العاملين داخل الجامعة.
المبدأ السابع: الحد الأدنى من الامتيازات
يتم تقييد إدارة صلاحيات العاملين داخل الجامعة على الحد الأدنى من الامتيازات اللازمة لأداء المهام والمسؤوليات المنوطة بهم.